Memo là gì? Khám phá ngay cách viết Memo đạt hiệu quả cao

Nhắc đến phương thức liên lạc chắc hẳn nhiều người sẽ nghĩ ngay đến Email, tuy nhiên bên cạnh đó Memo hiện nay cũng phổ biến không kém trong kinh doanh. Vậy thì Memo là gì? Nếu bạn chưa hiểu rõ hết về chúng hãy theo dõi hết bài viết này để tìm hiểu và khám phá ngay cách viết Memo đạt hiệu quả cao nhé!

Memo là gì?

Memo được hiểu là sổ ghi nhớ, bản ghi nhớ hoặc sự nhắc nhở thường được sử dụng để có thể liên lạc trong nội bộ của các tổ chức, doanh nghiệp. Mục đích chính của Memo là giúp người dùng có thể trao đổi công việc, liên hệ kinh doanh một cách tiện lợi. Đồng thời, Memo còn giúp người dùng thực hiện gửi tin nhắn cho nhiều thành viên vô cùng hiệu quả.

Memo là gì?
Memo là gì?

Cấu trúc cơ bản của một bản Memo hoàn chỉnh

Tiêu đề

Đối với Memo, khi người gửi muốn thông báo điều gì đó đến toàn bộ nhân viên thì thông thường người dùng thường gắn thêm nhãn “Memorandum” (tạm dịch: thông báo). Và lúc này, người đọc nhìn vào đó sẽ biết được chủ đề chính mà tin nhắn mình được nhận là gì.

Đồng thời, trong các phần tiếp theo bạn cần thông báo rõ các thông tin cụ thể như sau:

  • To: Thông báo đến người nhận.
  • From: Thông báo đến người gửi.
  • Date: Ngày tháng bạn gửi thông báo.
  • Subject: Chủ đề chính bạn muốn thông bảo.
Tiêu đề
Tiêu đề

Đoạn đầu

Đối với Memo, yêu cầu cơ bản nhất mà người viết phải nắm rõ đó là ưu tiên sự ngắn gọn, súc tích và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đến với người đọc. Vì vậy, trong đoạn đầu sau phần tiêu đề thì người viết nên nêu rõ thẳng mục đích bạn muốn thông báo đến mọi người là gì.

Chẳng hạn như “Tôi viết để yêu cầu/thông báo đến với mọi người…”. Và bạn muốn có một bản Memo chuyên nghiệp thì việc nêu ra mục đích thông báo đầu tiên là vô cùng quan trọng và cần thiết.

Đoạn đầu
Đoạn đầu

Đoạn giữa

Nhìn chung ở đoạn này, người viết sẽ nêu ra những lý do cụ thể nhằm thông báo cho người đọc. Đây có thể là nguyên nhân, sự việc dẫn đến thông báo này tạo ra. Thông tin này được đưa ra nhằm giúp mọi người hiểu rõ hơn về nội dung vấn đề.

Đoạn giữa
Đoạn giữa

Đoạn kết

Với đoạn này, người viết sẽ trực tiếp đưa ra các yêu cầu cụ thể đến với người đọc. Chẳng hạn như có thể yêu cầu từng phòng ban, nhân viên các bộ phận sẽ làm gì. Đồng thời, nếu là một bản thông báo, thì thông qua 2 đoạn trên chắc hẳn người viết cũng đã nêu ra hết các nội dung chính.

Vì vậy mà ở phần cuối này, người viết có thể chốt bằng một câu động viên, khích lệ. Còn nếu như là thông báo yêu cầu thì có thể thêm câu kết như sau “Mọi thắc mắc có thể liên hệ với AYZ để được giải đáp”.

Đoạn kết
Đoạn kết

Cách viết Memo đạt hiệu quả cao

Viết bản nháp

Nếu bạn muốn có một bản Memo đạt hiệu quả cao thì tốt hơn hết bạn nên viết một bản nháp trước khi gửi bản thông báo hoàn thiện đến với mọi người. Và đồng thời, khi bạn viết bản nháp, bạn cũng có thể xem lại bản nháp của mình để thông tin mà có thể bạn đã bỏ sót và câu từ bạn diễn đạt đã đúng ý, cảm xúc và tác động đến người đọc hay chưa.

Viết bản nháp
Viết bản nháp

Xác định mục đích

Một bản Memo nên có một mục đích cụ thể. Vì vậy mà trong lúc tạo bản ghi chú bạn nên thiết lập mục đích của mình rõ ràng. Với điều này cũng giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung hơn.

Xác định mục đích
Xác định mục đích

Xác định đối tượng

Đã có mục đích thì chắc hẳn bạn không thể nào bỏ qua đối tượng bản muốn gửi thông báo hoặc ghi chú. Khi xác định được đối tượng nhận thì bạn có thể xác định được cách thức ngôn ngữ, giọng điệu mà mình muốn truyền tải để đảm bảo việc người đọc có thể hiểu được và bạn có thể tránh được việc gửi nhầm người.

Xác định đối tượng
Xác định đối tượng

Một số lưu ý cần nắm để bản Memo chất lượng

Câu chữ rõ ràng

Một bản Memo chuyên nghiệp chắc hẳn việc trình bày rõ ràng để mọi người có thể dễ đọc, dễ hiểu là rất cần thiết. Vì vậy mà thông tin của người viết muốn truyền tải đến người đọc phải được thể hiện rõ và logic. Đồng thời, người viết cũng hạn chế sử dụng các câu từ có tính ẩn dụ, hoán dụ hoặc câu từ khác gây hiểu lầm hoặc không rõ ràng.

Câu chữ rõ ràng
Câu chữ rõ ràng

Diễn đạt súc tích

Một yêu cầu cũng quan trọng không kém khi viết Memo đó chính là ngắn gọn và độ dài mà bạn muốn truyền tải. Người viết nên hạn chế sử dụng các câu từ quá dài dòng, lủng củng để diễn đạt vấn đề chính. Nếu muốn người đọc nắm bắt vấn đề nhanh chóng thì người viết cũng nên sử dụng những câu từ ngắn gọn, dễ hiểu để truyền đạt nhé.

Diễn đạt súc tích
Diễn đạt súc tích

Kiểm tra chính tả

Một điều chắc hẳn được xem là cực kỳ quan trọng trong những nội dung, thông báo hoặc ghi chú được gửi đến nhiều người là chính tả. Bởi đôi khi chỉ vì một lỗi sai chính tả nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến nội dung mà bạn muốn thông báo, truyền đạt đến mọi người.

Kiểm tra chính tả
Kiểm tra chính tả

 Bố cục đầy đủ

Bên trên bài viết này đã nêu rõ bố cục cụ thể của một bản Memo sẽ là gì. Vì vậy, bạn có thể thông qua đó để soạn thảo bản Memo phù hợp với công việc và thông báo của mình.

Đồng thời, với bất cứ bản Memo nào mà bạn tạo ra, sau khi thông báo nội dung cụ thể thì cần có lý do kèm theo. Bởi phần thông tin này sẽ giúp ích cho người đọc, để họ có thể hiểu rõ hơn về vấn đề mà bạn muốn truyền tải.

Bố cục đầy đủ
Bố cục đầy đủ

Không lạc đề

Tiêu chí quan trọng để viết một bản Memo mà người đọc có thể hiểu được là nội dung rõ ràng và không bị lạc đề. Vì vậy mà sau khi nêu ra những thông tin chính và cần thiết thì người viết có thể kết thúc nội dung của bản Memo. Thêm vào đó, ở phần kết người viết đừng bỏ qua những dòng khích lệ, cảm ơn, động viên người đọc.

Đồng thời, một lưu ý nữa là người viết không được quên phần tiêu đề đâu đấy. Hãy cung cấp đầy đủ thông tin người gửi, người nhận và chủ đề của bản Memo, kèm theo ngày tháng năm thực hiện.

Không lạc đề
Không lạc đề

Tránh ngôn ngữ tiêu cực

Người viết tốt nhất nên tránh những câu từ, thuật ngữ lóng hoặc thông tục và nên giữ cho bản thân của mình một giọng điệu, ngôn ngữ khách quan nhất có thể. Đặc biệt là khi bạn muốn truyền đạt điều gì đó tiêu cực thì nên suy nghĩ câu từ cho thích hợp nhất đến với người đọc nhé.

Tránh ngôn ngữ tiêu cực
Tránh ngôn ngữ tiêu cực

Trên đây là bài viết cung cấp đến bạn thông tin chi tiết Memo là gì? Khám phá ngay cách viết Memo đạt hiệu quả cao. Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho bạn. Chúc các bạn thành công!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *